Het bierviltje
Je hoort vaak over overeenkomsten ‘op de achterkant van een bierviltje’. Dat gebeurd vaker dan je denkt; met mijn glazenwasser heb ik bijvoorbeeld een mondelinge overeenkomst. En ik heb me nog nooit afgevraagd of hij überhaupt algemene voorwaarden hanteert. Bij onduidelijkheid over ‘ongeschreven’ aspecten van de overeenkomst vallen partijen eerst terug op het gezonde verstand. En als ze het niet eens worden dan val je terug op het Burgerlijk Wetboek (“BW”).
Maarrr…. Het feit dat iets kan wil niet zeggen dat het altijd verstandig is. Met de glazenwasser komt het wel goed. Maar vaak laat dat bierviltje veel zaken open waar het BW niet duidelijk over is. Denk daarbij aan de leverings- en betalingstermijnen, wederzijdse afhankelijkheden, de vergoeding van schade, intellectuele eigendom en hoe je omgaat met ontevredenheid over het eindresultaat. Zeker als verkopende of dienstverlenende partij heb je belang bij duidelijkheid over deze onderwerpen. Want als je hier niets over opschrijft dan val je terug op het BW.
Het BW geeft soms een regeling (over betaling en schadevergoeding bijvoorbeeld) maar vaker geeft het een norm om tot een conclusie te komen. Dat betekent dat de uitleg op basis van het BW terugvalt op ‘redelijkheid en billijkheid’, ‘verwachtingen van partijen’ en ‘de omstandigheden van het geval’. Dat pakt niet altijd uit zoals jij zou willen. En als partijen er samen niet uitkomen kom je bij een jurist terecht en wellicht moet je dan ook nog procederen om je gelijk te halen.
Overeenkomst met algemene voorwaarden
Daarom werken partijen doorgaans met een overeenkomst. Bijvoorbeeld een overeenkomst van opdracht. Daarmee voorkom je trouwens niet 100% dat je moet procederen. Maar het is vaak wel veel duidelijker wat de andere partij wel (of niet) had moeten doen. En dat maakt de ‘procesbereidheid’ van partijen wezenlijk anders.
Algemene voorwaarden zijn een manier om de overeenkomst ‘korter’ te maken; je neemt dan in de overeenkomst de belangrijkste verplichtingen op en vervolgens verwijs je naar de algemene voorwaarden. In de algemene voorwaarden regel je de randvoorwaarden (de betalingstermijn, wat te doen met klachten of herstelwerk, geheimhouding, intellectuele eigendom, opzegging, etc.). Algemene voorwaarden leveren tijdswinst op. En ze versterken je positie bij een geschil.
Algemene voorwaarden zijn geen wondermiddel: ze zijn vooral tijdbesparend als je veel met consumenten werkt (veel brancheorganisaties spreken daarom algemene voorwaarden af met consumentenorganisaties), producten of diensten tegen relatief lage bedragen levert (het is dan niet de moeite om te onderhandelen) of een machtspositie of een uitstekende marktpositie hebt (je weigert te onderhandelen). In al die gevallen zal de klant de algemene voorwaarden wel accepteren.
Algemene voorwaarden, algemene voorwaarden
Bij ondernemers onderling ligt het anders. Als je als ondernemer met een ondernemer contracteert dan is er een goede kans dat de tegenpartij óók algemene voorwaarden heeft opgesteld. Een kenmerk van algemene voorwaarden is dat ze alleen van toepassing zijn als de wederpartij ze expliciet accepteert. Als je tegenpartij óók algemene voorwaarden hanteert ontstaat er -meestal- een discussie over de vraag welke algemene voorwaarden van toepassing zijn.
In dat geval moet er water bij de wijn. Accepteer nooit andermans algemene voorwaarden zonder ze eerste te lezen. Je hebt de mogelijkheid om uitzonderingen op algemene voorwaarden te maken in de overeenkomst zelf. Dus zorgt dat je tot een maatwerk afspraak komt die jouw belangen eerlijk behartigt.
Het is bij zo’n onderhandeling van belang dat je goed in zicht hebt welke onderwerpen van je algemene voorwaarden voor jou het belangrijkste zijn. Zo kun je de betalingscondities misschien wat verruimen, maar wil je bijvoorbeeld zeker weten dat je alleen aansprakelijk bent voor directe schade. Het betaalt zich vrij snel terug als je hier gewoon eens een uurtje over nadenkt.
Zelf algemene voorwaarden opstellen
Als je zelf aan de slag gaat met het opstellen van algemene voorwaarden kun je eerst even kijken op de site van de kamer van koophandel (hier), sjabloons kun je downloaden bij voorbeeldcontract.nl en tal van andere aanbieders. Check trouwens eerst of je beroepsgroep geen eigen algemene voorwaarden heeft.
Er zijn een paar onderwerpen die je altijd terugvind in de algemene voorwaarden. Voor een algemeen idee van de inhoud van algemene voorwaarden kun je eens bij de branche voorwaarden kijken via de pagina van de SER. Ik beperk me hier tot vier onderwerpen:
- Als je niets regelt over aansprakelijkheid dan is de regeling van het BW van toepassing (6:74 e.v. BW). Je kunt je aansprakelijkheid in de algemene voorwaarden beperken, bijvoorbeeld door alleen aansprakelijkheid voor directe schade te accepteren en gevolgschade uit te sluiten. Ook kun je de eventuele schadevergoeding maximaliseren.
- Een eigendomsvoorbehoud zorgt ervoor dat geleverde spullen van jou blijven tot de spullen / het werk betaalt is. Dit geeft je een betere uitgangspositie bij een geschil of een faillissement.
- Als je een dienstverlener bent kun je veel plezier beleven aan een indexeringsclausule. De inflatie was de laatste jaren niet mals.
- Neem in je voorwaarden op welk recht van toepassing is en welke instantie recht spreekt bij een geschil. Het is voor jou voordelig om de rechtbank om de hoek aan te wijzen. Maar je kunt ook kiezen voor arbitrage.
De grijze en de zwarte lijst
Wellicht denk je n.a.v. het bovenstaande dat je ál je aansprakelijkheid uit kunt sluiten, of geen enkele garantie kunt bieden op je werk. Als je consumenten als klanten hebt dan kan dat niet. Het BW bevat een tweetal lijsten met voorwaarden die onredelijk bezwarend zijn (grijs) of ronduit verboden (zwart).
Tot slot
Veel succes met het opstellen van je algemene voorwaarden. Daarnaast kun je veel tijd en geld besparen met een goede overeenkomst van opdracht op de plank. Als bedrijfsjurist werk ik regelmatig met overeenkomsten van opdracht en algemene voorwaarden. Ik ben daardoor goed bekend met de verschillende opties die je in deze documentatie hebt. Als je hulp wilt bij het opstellen van je overeenkomst van opdracht of je algemene voorwaarden dan doe ik dat graag.
