Recent (20 mei 20026 – ECLI:NL:RBOBR:2026:3316) publiceerde de rechtbank Oost-Brabant een uitspraak over een ICT-project waar ik graag bij stil sta. Niet omdat de uitspraak juridisch enorm verrassend is. Dat is niet het geval, want het komt er kort gezegd op neer dat je als opdrachtgever of afnemer niet voor een kwartje op de eerste rij kunt zitten. In de beschrijving (‘korte samenvatting van de zaak’) hieronder heb ik de details van de zaak kort samengevat.

Wat ik veel interessanter vindt, is het gegeven dat de ‘subject matter experts’ van de afnemer met zijn allen een projectplano opstelden, afspraken maakten met de leverancier over het op te leveren product en tóch over het hoofd zagen dat het bedrijf over zou gaan op een nieuw datasysteem, waar de aan de leverancier opgegeven vereisten niet bij aan zouden sluiten.  

Je vraagt je af hoe dat kon gebeuren. En achteraf en van buitenaf is het natuurlijk makkelijk praten. Maar de belangrijkste les lijkt mij dat het voor iedere collega met een projectplan loont om op voorhand bij de verschillende afdelingen langs te gaan om eens constructief kritisch naar je projectplan te kijken. Denk nu niet direct ‘duh’, want we kunnen de gracht dempen met projectplannen waar dat niet bij gebeurd is. Maar de meeste partijen gaan er – na wat navelstaren en een risicoafweging – liever niet over procederen richting de leverancier en schrijven het verlies ergens weg.

Maar nu de hamvraag beste lezer; wie  ziet vanuit zijn functie meer ‘proefballonnetjes’,  afdelingsvergaderingen en notities? En wie is er vanuit zijn rol constructief kritischer dan de bedrijfsjurist? Een goede reden om bij deze nog eens op de zeepkist te gaan staan voor de betrokkenheid van een bedrijfsjurist bij aanvang van de ‘scoping’ van dergelijke trajecten.

Feit is dat een jurist zijn collega’s met een paar kritische vragen een hoop plezier kan doen. Terwijl diezelfde collega met de gebakken peren zit als hij de weg van de minste weerstand kiest. Hier is trouwens nog wel een balans te maken tussen proactief, kritisch en frustrerend, maar dat is voor een andere column.

Wil je constructief kritisch uit de hoek komen maar weet je niet hoe, begin dan met de basis en vraag dan eens door op:

• De behoefte die ten grondslag ligt aan de opdracht. Vraag door tot je in gewone mensen taal uit kunt leggen wat je met zijn allen zit te doen. Het helpt je enorm in het verdere traject;
• Het overzicht dat je collega’s tijdens de opdracht hebben. Vaak schuiven specificaties en deadlines. Dit was een zaak met een ‘lineaire aanpak’ en het pleit voor je om na te vragen of dat wel verstandig is. Bij een ‘agile’ traject zitten je technische collega’s een stuk dichter op de bal.
• Het overzicht dat je collega’s voor aanvang van de opdracht hebben. Als er geen (project)plan is en/of je collega’s bij operations geen sla, kpi’s of oplevercriteria kunnen formuleren dan moeten er wat alarmbellen afgaan;
• De match tussen de specificaties waar je collega’s over praten en die dus in scope zouden moeten zijn vs. de specificaties die daadwerkelijk zijn opgenomen in de bijlagen;
• Wie test en accepteert het opgeleverde werk. Is er wel iemand bij jouw bedrijf die dat kan. En kijkt er nog iemand holistisch naar het opgeleverde werk?

En als je geen bedrijfsjurist hebt maar wel een plan, dan kun me altijd vragen om even mee te kijken.

Korte samenvatting van de zaak

In deze ICT-zaak stond de vraag centraal of leverancier Loxodon toerekenbaar tekort was geschoten bij de oplevering van SAP-koppelingen voor Databalk, die deze koppelingen nodig had voor een project bij Stichting Wonen Limburg. Databalk stelde dat Loxodon de overeengekomen koppelingen niet volledig werkend, niet tijdig en niet met de vereiste kwaliteit had opgeleverd. Loxodon verweerde zich met het standpunt dat de oorspronkelijke scope tijdens het project was gewijzigd en dat zij de koppelingen binnen die gewijzigde scope deugdelijk had opgeleverd.

De rechtbank stelt vast dat de oorspronkelijke afspraken waren gebaseerd op een lineaire werkwijze. In de loop van het project ontstond discussie over de vraag wat precies in scope was. Dat kwam mede doordat Databalk tijdens het project overstapte naar een andere datastructuur waardoor (deels) andere koppelingen nodig waren. Tussen partijen is er vervolgens een aangepaste scope tot stand gekomen, waarin uiteindelijk 15 koppelingen centraal stonden. Loxodon slaagde erin te bewijzen dat partijen juist die gewijzigde scope als uitgangspunt hadden genomen.

Relatieadres

Een belangrijk punt was dat het veld ‘Relatieadres’ niet was opgenomen in die gewijzigde scope. Databalk vond dat dit veld vanzelfsprekend onderdeel van de opdracht was, omdat het noodzakelijk was voor een functioneel werkende koppeling. De rechtbank volgt Databalk daarin niet.

Doorslaggevend is dat professionele partijen de scope expliciet hebben vastgelegd en dat dit veld daarin niet was opgenomen. Loxodon kende het IRIS CRM-systeem van Databalk niet en mocht, aldus de rechtbank, vertrouwen op de informatie en specificaties die Databalk zelf had aangeleverd. Dat het veld later belangrijk bleek te zijn, maakte het nog niet automatisch onderdeel van de oorspronkelijke of gewijzigde scope. Het had via de overeengekomen Request for Change-procedure als meerwerk moeten worden behandeld.

Meerwerk

Ook het verwijt dat Loxodon niet deugdelijk had opgeleverd, houdt geen stand. De rechtbank neemt daarbij in aanmerking dat Wonen Limburg de koppelingen functioneel had getest en akkoord had bevonden. Dat een derde partij die de koppelingen testte eerder kritiek had op één koppeling, was onvoldoende om aan te nemen dat Loxodon als geheel ondeugdelijk had gepresteerd. De rechtbank hecht bovendien betekenis aan verklaringen en stukken waaruit bleek dat het werk van Loxodon voor het SAP-deel als voldoende werd beschouwd, terwijl het verdere functioneren van het totale systeem mede afhankelijk was van het door Databalk ontwikkelde deel. De vergelijking met een brug is in dat verband illustratief: Loxodon moest een deel bouwen, maar wist onvoldoende waarop dat deel aan de andere kant precies moest aansluiten.

Daarbij benadrukt de rechtbank dat van Loxodon niet kon worden verwacht dat zij meerwerk zou uitvoeren zonder duidelijke schriftelijke accordering van Databalk.

Vonnis

De rechtbank concludeert dat Databalk niet heeft bewezen dat Loxodon de koppelingen binnen de gewijzigde scope niet, niet volledig werkend of te laat had opgeleverd. Loxodon slaagde daarentegen wel in het bewijs dat zij de overeengekomen koppelingen deugdelijk had opgeleverd, behoudens punten waarvoor aanvullende wijzigingsverzoeken nodig waren. Omdat Databalk die wijzigingsverzoeken niet duidelijk had geaccordeerd en openstaande facturen onbetaald liet, mocht Loxodon zich afwachtend opstellen. Het gevolg is dat de vorderingen van Databalk worden afgewezen. De overeenkomst wordt op vordering van Loxodon ontbonden wegens tekortkomingen van Databalk, met name het niet betalen van facturen.